“Artykuł sponsorowany”
W większości organizacji ryzyko związane z zamówieniami publicznymi jest niedoszacowane. Nie dlatego, że nikt nie rozumie stawki. Dlatego, że błędy w postępowaniach rzadko ujawniają się od razu. Między podjęciem błędnej decyzji a jej konsekwencjami mija niekiedy kilka miesięcy, czasem dłużej. A kiedy konsekwencje się pojawiają, trudno już powiązać je z konkretną luką w wiedzy pracownika.
Tymczasem szkolenia firmowe z zamówień publicznych są jednym z najtańszych i najskuteczniejszych narzędzi zarządzania tym ryzykiem. Nie dlatego, że eliminują wszystkie błędy, bo żadne szkolenie tego nie zrobi. Dlatego, że systemowo zmniejszają prawdopodobieństwo, że błąd w ogóle zostanie popełniony i że jeśli już do niego dojdzie, organizacja ma argumenty, żeby pokazać, że działała z należytą starannością.
Skąd biorą się ryzyka w zamówieniach publicznych?
Ryzyka w PZP mają różne źródła i różną wagę, ale większość z nich da się przypisać do kilku kategorii.
Nieaktualna wiedza pracowników
To najczęstsze i najtrudniejsze do zauważenia ryzyko. Pracownik, który kilka lat temu przeszedł solidne szkolenie, stosuje dziś interpretacje przepisów, które mogły się zmienić. Nie dlatego, że jest niestaranny, ale dlatego, że nikt nie zaktualizował jego wiedzy, a on sam nie ma ani czasu, ani narzędzi, żeby śledzić tysiące orzeczeń KIO rocznie.
Efekt jest niewidoczny do momentu kontroli albo odwołania. Kontroler patrzy na te same decyzje przez pryzmat aktualnej linii orzeczniczej i stwierdza naruszenia, których pracownik szczerze nie rozumie, bo przez lata robił to samo bez żadnych konsekwencji.
Luka kompetencyjna przy rotacji pracowników
W działach ZP rotacja jest stosunkowo częstym zjawiskiem. Kiedy doświadczony specjalista odchodzi, wiedza, którą budował przez lata, odchodzi razem z nim. Nowy pracownik dostaje dostęp do procedur i szablonów, ale nie do rozumowania stojącego za konkretnymi decyzjami.
To szczególnie niebezpieczne w obszarach, gdzie decyzje są złożone i nieoczywiste: ocena rażąco niskiej ceny, badanie spełnienia warunków udziału, konstruowanie klauzul umownych. Formalnie postępowanie wygląda tak samo jak zawsze, ale za jego przebiegiem stoi już inna osoba, często bez wystarczającego doświadczenia, żeby ocenić sytuacje graniczne.
Brak spójności interpretacyjnej w zespole
Kiedy dział ZP składa się z kilku osób o różnym stażu i różnym doświadczeniu szkoleniowym, ryzykiem jest brak spójności w interpretacji tych samych przepisów. Jeden specjalista odrzuca oferty w sytuacjach, w których inny je akceptuje. Jeden konstruuje warunki udziału na podstawie orzecznictwa, które śledzi na bieżąco, inny robi to z przyzwyczajenia ukształtowanego kilka lat temu.
Kontroler, który patrzy na serię postępowań z różnych dat, może zauważyć tę niespójność i zakwestionować sposób działania całego działu.
Ryzyko wynikające ze zmian przepisów
Prawo zamówień publicznych zmienia się regularnie i każda istotna nowelizacja tworzy okno ryzyka: czas między wejściem przepisów w życie a realnym przyswoieniem ich przez pracowników. W tym oknie decyzje są podejmowane często na podstawie starej wiedzy, bo nowa nie zdążyła jeszcze trafić do praktyki.
W jaki sposób szkolenia firmowe redukują te ryzyka?
Aktualizacja wiedzy całego zespołu w tym samym momencie
Szkolenie firmowe z PZP dla całego działu sprawia, że wszyscy pracownicy zaczynają od tego samego punktu: aktualnej wiedzy o przepisach, orzecznictwie i interpretacjach. Eliminuje to rozbieżności wynikające z różnych dat ostatnich szkoleń i buduje wspólny język interpretacyjny.
Po takim szkoleniu kierownik działu może zasadnie oczekiwać, że każdy z pracowników oceni tę samą sytuację według tych samych kryteriów. To nie eliminuje wszystkich błędów, ale drastycznie zmniejsza ryzyko niespójności, która sama w sobie jest źródłem problemów podczas kontroli.
Dopasowanie programu do specyfiki organizacji
Szkolenie otwarte z zamówień publicznych omawia przepisy w sposób ogólny, bo musi być zrozumiałe dla uczestników z różnych sektorów i instytucji. Szkolenie firmowe może skupić się na tym, z czym dana organizacja faktycznie się mierzy: na zamówieniach na roboty budowlane, na postępowaniach unijnych, na specyfice sektora zdrowotnego albo na obszarach, które były przedmiotem zarzutów podczas ostatniej kontroli.
Taka celność programu sprawia, że wiedza zdobyta na szkoleniu trafia bezpośrednio do praktyki, a nie do szuflady z certyfikatem.
Dokumentowanie należytej staranności
To aspekt, który jest rzadko omawiany, a ma duże znaczenie prawne. Organizacja, która regularnie szkoli pracowników działu ZP i dokumentuje ten proces, może podczas kontroli lub postępowania wyjaśniającego pokazać, że podjęła aktywne kroki w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania systemu zamówień.
Zarzut zaniedbania jest trudniejszy do postawienia instytucji, która ma udokumentowany cykl szkoleń, aktualne materiały i system aktualizacji wiedzy, niż tej, która nie robi w tym obszarze nic.
Zmniejszenie zależności od jednej osoby
Szkolenia firmowe z zamówień publicznych dla całego zespołu są jednym ze sposobów na zdywersyfikowanie wiedzy w organizacji. Kiedy szkolony jest cały dział, a nie tylko jedna „kluczowa osoba”, wiedza przestaje być zasobem indywidualnym i staje się zasobem organizacyjnym. Odejście jednego pracownika nie tworzy wtedy luki, która zagraża ciągłości i prawidłowości postępowań.
Jak szkolenia wpisują się w szerszy system zarządzania ryzykiem?
Szkolenia nie działają w próżni. Są jednym z elementów systemu, który obejmuje też wewnętrzne procedury, narzędzia kontroli postępowań i mechanizmy weryfikacji decyzji. Ale bez aktualnej wiedzy pracowników żaden z tych elementów nie zadziała prawidłowo. Procedura jest tak dobra, jak rozumienie stojące za jej stosowaniem.
Dlatego w organizacjach, które traktują zarządzanie ryzykiem poważnie, cykliczne szkolenia z PZP są częścią polityki compliance, a nie jednorazową reakcją na problem. Są planowane z wyprzedzeniem, osadzone w budżecie szkoleniowym i traktowane jako inwestycja, a nie koszt.
Koszt zarzutu pokontrolnego, cofnięcia dofinansowania albo przegranego postępowania odwoławczego jest zwykle wielokrotnie wyższy niż koszt szkolenia, które mogło temu zapobiec. Ta kalkulacja jest prosta, ale warto ją robić świadomie, a nie uświadamiać sobie jej dopiero po fakcie.
Dla kogo szkolenie firmowe ma największy sens?
Szkolenie firmowe z zamówień publicznych sprawdza się szczególnie dobrze w kilku sytuacjach. Kiedy w dziale pracuje kilka lub kilkanaście osób i zależy nam na spójności interpretacyjnej. Kiedy ostatnia kontrola wykazała błędy w konkretnych obszarach i chcemy skoncentrować program właśnie na nich. Kiedy weszła w życie istotna nowelizacja i cały dział potrzebuje aktualizacji w tym samym czasie. Kiedy organizacja przejmuje nowy zakres odpowiedzialności w obszarze zamówień.
Jeśli chcesz omówić program szkolenia dopasowany do specyfiki Twojej instytucji lub firmy, skontaktuj się z zespołem ApexNet przez stronę apexnet.com.pl/kontakt. Dla organizacji szukających kompleksowej ścieżki kształcenia, od podstaw do poziomu specjalisty, dedykowaną formą jest Studium Zamówień Publicznych, które buduje wiedzę systematycznie z uwzględnieniem aktualnych przepisów i orzecznictwa.
