Kto reprezentuje spółkę i jak czytać odpis z KRS?

Szacowany czas czytania: 6 minut

Odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) to najważniejszy dokument weryfikacyjny w polskim obrocie gospodarczym. Zawiera on „metrykę” podmiotu, określając jego formę prawną, historię oraz – co najważniejsze – zasady reprezentacji. Prawidłowa interpretacja tych danych jest kluczowa dla bezpieczeństwa zawieranych umów i transakcji.

Jak czytać odpis z KRS?

Aby poprawnie przeanalizować odpis, należy skupić się na trzech kluczowych elementach: Dziale 1 (tożsamość podmiotu), Dziale 2 (osoby uprawnione do reprezentacji) oraz Dziale 4 (informacje o zaległościach i postępowaniach). Kluczowe jest rozróżnienie odpisu aktualnego, który pokazuje stan dzisiejszy, od odpisu pełnego, zawierającego całą historię zmian od momentu rejestracji. Dla bezpieczeństwa transakcji najważniejsza jest rubryka „Sposób reprezentacji”, określająca, czy do podpisania umowy wystarczy jeden członek zarządu, czy wymagany jest podpis łączny.

Wszystkich działów jest 6

1. zobacz jakie informacje zawiera dział 1
2. zobacz jakie informacje zawiera dział 2
3. zobacz jakie informacje zawiera dział 3
4. zobacz jakie informacje zawiera dział 4
5. zobacz jakie informacje zawiera dział 5
6. zobacz jakie informacje zawiera dział 6 

Struktura odpisu z KRS – co oznaczają poszczególne działy?

Odpis z KRS składa się z sześciu głównych działów. Każdy z nich pełni inną funkcję w procesie weryfikacji kontrahenta:

Dział 1: Dane identyfikacyjne i kapitał

W tej sekcji znajdziesz podstawowe informacje, takie jak nazwa (firma), forma prawna, numery NIP i REGON oraz siedziba podmiotu. W przypadku spółek kapitałowych kluczowa jest informacja o wysokości kapitału zakładowego oraz o tym, czy został on w całości opłacony.

Dział 2: Reprezentacja i organy nadzoru

To najważniejsza część dokumentu. Wskazuje ona osoby wchodzące w skład zarządu oraz określa sposób reprezentacji.

• Ważne: Zawsze sprawdzaj, czy dana osoba widnieje w rejestrze jako uprawniona do samodzielnego działania, czy wymagana jest reprezentacja łączna (np. dwóch członków zarządu działających wspólnie).

• Tutaj znajdziesz również dane prokurentów, którzy posiadają szerokie pełnomocnictwa do czynności sądowych i pozasądowych.

Dział 3: Przedmiot działalności i audyt

Zawiera kody PKD określające profil działalności firmy oraz informacje o złożeniu rocznych sprawozdań finansowych. Regularne składanie sprawozdań to ważny sygnał wiarygodności firmy.

Dział 4: Informacje o problemach prawnych

W tym dziale wpisuje się dane o zaległościach podatkowych, celnych, składkowych oraz o egzekucjach komorniczych. Jeśli podmiot ma problemy z wypłacalnością, informacje o tym pojawią się właśnie tutaj.

Dział 5 i 6: Likwidacja i postępowania restrukturyzacyjne

Ostatnie działy informują o statusie podmiotu – czy znajduje się on w stanie likwidacji, upadłości, czy objęty jest postępowaniem układowym.

Odpis aktualny czy pełny? Kluczowe różnice

Przy pobieraniu dokumentu z KRS należy zdecydować o jego rodzaju. Wybór zależy od celu weryfikacji:

• Odpis aktualny: Zawiera wyłącznie dane ważne w momencie generowania dokumentu. Jest standardem przy podpisywaniu umów.

• Odpis pełny: Zawiera całą historię wpisów, w tym dane wykreślone. Jest niezbędny przy audytach prawnych typu due diligence.

• Wyciag z KRS: Zawiera infomracje z konkretnego działu – sprawdź https://www.ekrs.pl/odpis-czy-wyciag-z-krs-jaka-jest-roznica/

Ekspansja zagraniczna: KRS z Apostille i tłumaczeniem

Jeśli Twoja firma planuje działania poza granicami Polski, standardowy odpis może nie wystarczyć. W obrocie międzynarodowym niezbędne jest nadanie dokumentowi klauzuli Apostille lub jego legalizacja. Aby dokument był honorowany przez zagraniczne banki lub urzędy, konieczne jest również profesjonalne tłumaczenie przysięgłe. eKRS.pl oferuje kompleksowe wsparcie w szybkim pozyskaniu odpisów z KRS wraz z niezbędnymi uwierzytelnieniami do użytku międzynarodowego.

📝 CHECKLISTA: 10 punktów, które musisz sprawdzić w KRS przed podpisaniem umowy

Zanim złożysz podpis pod kontraktem, upewnij się, że Twój kontrahent jest tym, za kogo się podaje. Wykorzystaj poniższą listę, aby zweryfikować odpis z KRS i zminimalizować ryzyko prawne.

1. Status podmiotu (Dział 1 i 6)

Sprawdź, czy firma nie jest w stanie likwidacji, upadłości lub restrukturyzacji. Jeśli w Dziale 6 widnieją wzmianki o postępowaniu układowym, podpisanie umowy może wymagać zgody nadzorcy sądowego.

2. Pełna nazwa i numer NIP (Dział 1)

Dane na umowie muszą być identyczne z tymi w rejestrze. Nawet drobna literówka w nazwie spółki lub błąd w numerze NIP może utrudnić ewentualne dochodzenie roszczeń przed sądem.

3. Sposób reprezentacji (Dział 2, Rubryka 1)

To najważniejszy punkt. Sprawdź, czy do reprezentowania spółki wystarczy jeden członek zarządu, czy wymagane jest działanie łączne (np. dwóch członków zarządu jednocześnie). Umowa podpisana przez niewłaściwą liczbę osób jest nieważna.

4. Aktualny skład zarządu (Dział 2, Rubryka 1)

Upewnij się, że osoby, które spotkały się z Tobą na negocjacjach, faktycznie widnieją w KRS jako członkowie zarządu. Jeśli ich tam nie ma, poproś o stosowne pełnomocnictwo.

5. Prokura (Dział 2, Rubryka 3)

Sprawdź, czy spółka posiada prokurentów. Prokurent ma bardzo szerokie uprawnienia i może samodzielnie (lub zgodnie z rodzajem prokury) podpisywać większość umów handlowych.

6. Kapitał zakładowy (Dział 1, Rubryka 8)

W przypadku spółek z o.o. sprawdź wysokość kapitału oraz informację, czy został on w całości opłacony. Niski kapitał (np. 5000 zł) przy wielomilionowym kontrakcie powinien skłonić Cię do dodatkowej weryfikacji majątku firmy.

7. Składanie sprawozdań finansowych (Dział 3, Rubryka 2)

Zobacz, kiedy spółka ostatni raz złożyła sprawozdanie finansowe. Brak wpisów z ostatnich 2 lat to sygnał ostrzegawczy – może świadczyć o problemach organizacyjnych lub próbie ukrycia kondycji finansowej.

8. Wzmianki o zaległościach (Dział 4)

Sprawdź, czy w rejestrze nie ma wpisów dotyczących zaległości podatkowych, celnych lub składek ZUS. Informacje o egzekucjach komorniczych w tej sekcji to „czerwona flaga” dla Twojego działu finansowego.

9. Otwarty wniosek o zmianę (Wzmianka na górze odpisu)

Zwróć uwagę, czy na początku odpisu widnieje informacja o „wnioskach nieprzerejestrowanych”. Może to oznaczać, że w sądzie czeka wniosek o zmianę zarządu lub siedziby, który nie został jeszcze wpisany do rejestru.

10. Potrzeby międzynarodowe (Apostille i Tłumaczenia)

Jeśli Twój kontrahent jest podmiotem zagranicznym lub umowa będzie wykonywana poza Polską, sam odpis to za mało. Upewnij się, że dysponujesz odpisem z klauzulą Apostille oraz profesjonalnym tłumaczeniem przysięgłym.

---

Potrzebujesz oficjalnego odpisu z KRS „na już”?

Nie trać czasu na samodzielne wizyty w sądzie. Na eKRS.pl uzyskasz:

• ✅ Aktualny odpis z KRS w formie PDF lub papierowej.
• ✅ Klauzulę Apostille do obrotu międzynarodowego.
• ✅ Profesjonalne tłumaczenia przysięgłe na dowolny język.