Jakie informacje zawiera sprawozdanie finansowe ?

Szacowany czas czytania: 5 minut

Analiza sprawozdania finansowego to najskuteczniejszy sposób na zweryfikowanie kondycji finansowej kontrahenta. Dokument ten, składany do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) Krajowego Rejestru Sądowego, stanowi źródło danych o zyskach, stratach i majątku spółek. Warto jednak wiedzieć, że nie każdy podmiot w KRS ma obowiązek jego sporządzania.

Co zawiera sprawozdanie finansowe i czy każda spółka musi je składać?

Standardowe sprawozdanie finansowe składa się z

• bilansu,
• rachunku zysków i strat
• informacji dodatkowej.

Obowiązek jego składania do KRS dotyczy większości spółek handlowych (np. z o.o., S.A.). Wyjątek stanowią spółki jawne i partnerskie osób fizycznych, których przychody netto nie przekroczyły 2 mln euro w poprzednim roku – zamiast sprawozdania składają one w KRS oświadczenie o braku obowiązku jego sporządzenia. Dokumenty te muszą mieć formę elektroniczną (XML) i być podpisane podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym.

Z czego składa się sprawozdanie finansowe? (Elementy obowiązkowe)

Struktura Sprawozdania jest ściśle zdefiniowana i zależy od wielkości jednostki (mikro, mała, duża). Najczęściej spotykany pakiet dokumentów obejmuje:

• Bilans: Zestawienie aktywów (majątku) i pasywów (źródeł finansowania) na dany dzień.

• Rachunek zysków i strat (RZiS): Podsumowanie przychodów i kosztów, kończące się wynikiem finansowym netto.

• Informacja dodatkowa: Opis metod wyceny oraz szczegółowe objaśnienia do pozycji bilansowych.

• Rachunek przepływów pieniężnych (Cash Flow): Obowiązkowy dla firm podlegających badaniu przez biegłego rewidenta; pokazuje realny ruch gotówki.

• Zestawienie zmian w kapitale własnym: Prezentuje zmiany w funduszach własnych spółki w trakcie roku obrotowego.

Kto NIE musi składać sprawozdania finansowego do KRS?

To kluczowa informacja dla osób szukających danych w rejestrze. Brak sprawozdania w systemie nie zawsze oznacza błąd – może wynikać z przepisów ustawy o rachunkowości.

1. Spółki jawne i partnerskie (Limit 2 mln euro): Jeśli wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, a przychody spółki nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro, podmiot nie prowadzi pełnej księgowości i nie sporządza SF. Musi jednak złożyć w KRS oświadczenie o braku tego obowiązku.

2. Podmioty w stanie zawieszenia: Spółki, które zawiesiły działalność i nie prowadzą operacji finansowych, w określonych przypadkach mogą być zwolnione z raportowania za dany okres.

3. Spółki cywilne: Nie widnieją w KRS, lecz w CEIDG, dlatego ich sprawozdań nie znajdziesz w rejestrach sądowych

Profesjonalne wsparcie eKRS.pl w pozyskiwaniu dokumentów

Samodzielne pobieranie sprawozdań bywa uciążliwe. Serwis eKRS.pl upraszcza ten proces, oferując:

• Szybkie uzyskanie SF i Oświadczeń: Dostarczamy komplet dokumentów finansowych prosto na Twój e-mail wraz z konwersją plików XML, tak aby były zrozumiałe dla człowieka.

• Uzyskanie starszych, papierowych sprawozdań finanoswych ze wszystkich sądów KRS w kraju. 

• Tłumaczenia i Apostille: Przygotowujemy sprawozdania finansowe do użytku przed zagranicznymi bankami i urzędami (tłumaczenia przysięgłe, uwierzytenienie, legalizacja / apostille).

• Zgodność z międzynarowodymi standardami AML, KYC, Due Diligence, Compliance

Jednoosobowa Działalność Gospodarcza a Sprawozdania Finansowe

• Obowiązek sporządzania SF: Jeśli Jednoosobowa Działalność Gospodarcza (JDG) przekroczy limit przychodów 2 mln euro, musi przejść z księgowości uproszczonej na pełne księgi rachunkowe. Wówczas ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe zgodnie z Ustawą o rachunkowości.

• Gdzie trafia dokument? JDG nigdy nie składa sprawozdania do KRS, ponieważ nie jest wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS. Sprawozdanie takie trafia wyłącznie do KAS (Krajowej Administracji Skarbowej) za pośrednictwem Szefa KAS.

• Dostępność dla osób trzecich: Sprawozdania JDG (nawet tych wielkich, przekraczających limity) nie są publicznie dostępne. To kluczowa różnica między spółką z o.o. a JDG.

Wszystkie te dokumenty sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe  e-sprawozdania) muszą być sporządzane w formie elektronicznej oraz podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Gdzie sprawdzić, czy spółka złożyła sprawozdanie za ostatni rok?

Informacja o złożeniu sprawozdania finansowego pojawia się automatycznie w Dziale 3 odpisu z KRS. Znajdziesz tam datę złożenia dokumentów oraz okres, za jaki zostały sporządzone. Jeśli w KRS brakuje wzmianki o sprawozdaniu za ostatnie 2 lata, może to być sygnał o poważnych problemach prawnych lub finansowych podmiotu.

Czym jest e-Sprawozdanie finansowe?

Od października 2018 roku wszystkie sprawozdania muszą być sporządzane wyłącznie w formie elektronicznej, w formacie XML ustrukturyzowanym zgodnie ze schematami Ministerstwa Finansów. Dokument musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez kierownika jednostki (np. zarząd) oraz osobę prowadzącą księgi rachunkowe

Czy każda spółka w KRS musi wysłać sprawozdanie finansowe?

Nie, obowiązek ten nie dotyczy m.in. spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, których przychody netto nie przekroczyły progu 2 milionów euro w poprzednim roku. Takie podmioty mają jednak obowiązek złożenia w KRS specjalnego oświadczenia o braku obowiązku sporządzania sprawozdania. Wszystkie inne spółki handlowe, jak spółki z o.o. czy akcyjne, muszą składać pełne e-Sprawozdania finansowe niezależnie od wysokości obrotów.

Czym jest oświadczenie o braku obowiązku składania sprawozdania finansowego?

Jest to dokument składany drogą elektroniczną do KRS przez mniejsze spółki osobowe (jawne i partnerskie). Potwierdza on, że firma nie prowadzi pełnych ksiąg rachunkowych, lecz rozlicza się na podstawie uproszczonych form (np. KPiR), ponieważ nie przekroczyła ustawowego limitu przychodów 2 mln euro. Oświadczenie musi zostać złożone w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.

Dlaczego w KRS nie ma sprawozdania finansowego spółki za ubiegły rok?

Może to wynikać z trzech przyczyn: spółka jeszcze go nie złożyła (ma na to czas do 6 miesięcy od zakończenia roku na zatwierdzenie i 15 dni na wysyłkę), spółka jest zwolniona z obowiązku ze względu na niski obrót (poniżej 2 mln euro w spółkach osobowych) i złożyła oświadczenie, lub podmiot zawiesił działalność. Warto sprawdzić Dział 3 odpisu z KRS, gdzie odnotowywane są wszystkie złożone dokumenty finansowe.

Tymon Wierzba

Ekspert w dziedzinie prawa gospodarczego, procesów rejestrowych i windykacji należności, od ponad dekady związany z cyfryzacją usług administracyjnych. Od lat upraszcza przedsiębiorcom oraz osobom fizycznym dostęp do dokumentów  i informacji urżędowych. Stworzył jedne z najbardziej rozpoznawalnych usług online w Polsce, specjalizujących się w pozyskiwaniu dokumentów i informacji  z KRS, KRK, USC i wielu innych rejestrów. Łączy wiedzę prawną, doświadczenie operacyjne i skuteczne zarządzanie, oferując firmom realne wsparcie w obiegu dokumentów.

www.ekrs.pl/tymon-wierzba/