Dlaczego zagraniczne banki żądają od polskich spółek sprawozdań finansowych z apostille?

Coraz więcej polskich spółek, które posiadają rachunki bankowe za granicą, spotyka się z nowym wymogiem – bank prosi o przedstawienie sprawozdań finansowych, często w formie uwierzytelnionej i opatrzonej klauzulą apostille.
Na pierwszy rzut oka wydaje się to zaskakujące – przecież sprawozdania są publicznie dostępne w Krajowym Rejestrze Sądowym. Skąd więc taka praktyka? Czy wymaga tego prawo? I jak przedsiębiorca może spełnić te żądania banku?

Skąd się wzięła praktyka żądania sprawozdań finansowych przez banki zagraniczne?

Źródłem tej praktyki nie jest polskie prawo ani konkretna dyrektywa unijna, lecz rosnące obowiązki banków w zakresie weryfikacji swoich klientów.
Każdy bank działający na terenie Unii Europejskiej (a także poza nią) musi przestrzegać zasad tzw. AML (Anti-Money Laundering) i KYC (Know Your Customer) – czyli przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz poznania swojego klienta.

W praktyce oznacza to, że bank musi:

• znać strukturę właścicielską swojego klienta (kto faktycznie kontroluje spółkę),

• rozumieć charakter prowadzonej działalności,

• znać źródło środków wpływających na konto,

• a także potwierdzić, że spółka prowadzi rzeczywistą działalność gospodarczą, a nie jest tzw. „wydmuszką”.

Najprostszym dowodem na rzeczywistą działalność spółki jest właśnie sprawozdanie finansowe, które pokazuje przychody, koszty, wynik i skalę operacji.

Co mówią przepisy – unijne i krajowe?

1. Dyrektywy Unii Europejskiej

Podstawą obowiązku banków do gromadzenia takich informacji są przepisy:

• Dyrektywy (UE) 2015/849 (tzw. IV Dyrektywa AML),

• oraz Dyrektywy (UE) 2018/843 (tzw. V Dyrektywa AML).

Zgodnie z art. 13 Dyrektywy 2015/849, banki i inne instytucje finansowe są zobowiązane do:

„identyfikacji i weryfikacji klienta oraz beneficjenta rzeczywistego, zrozumienia struktury własności i kontroli oraz monitorowania stosunków gospodarczych”.

Innymi słowy — bank musi znać kondycję finansową i profil działalności swojego klienta.
Jeśli klientem jest polska spółka zarejestrowana w KRS, sprawozdanie finansowe jest podstawowym źródłem takich informacji.

2. Ustawy krajowe wdrażające dyrektywy AML

Każde państwo członkowskie UE wdrożyło powyższe dyrektywy do swojego prawa krajowego.
Dla przykładu:

• 🇵🇱 Polska — Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. 2023 poz. 1124)

• 🇩🇪 Niemcy — Geldwäschegesetz (GwG)

• 🇫🇷 Francja — Code monétaire et financier

• 🇮🇹 Włochy — Decreto Legislativo 231/2007

• 🇪🇸 Hiszpania — Ley 10/2010 sobre prevención del blanqueo de capitales

Wszystkie te przepisy mówią jednoznacznie:
bank ma obowiązek znać i weryfikować sytuację finansową swojego klienta.
W tym celu może żądać dostarczenia odpowiednich dokumentów — w tym właśnie sprawozdań finansowych.

3. Obowiązki po stronie spółki

Po stronie spółki nie istnieje żaden bezpośredni przepis, który nakazywałby przesyłać sprawozdanie do banku.
Obowiązek jest pośredni – wynika z tego, że bank może uzależnić utrzymanie rachunku lub dostęp do usług od przekazania wymaganych danych.

W praktyce oznacza to:

• brak przekazania dokumentów może skutkować blokadą rachunku lub rozwiązaniem umowy,

• bank może uznać spółkę za podmiot o „podwyższonym ryzyku” (high risk),

• w skrajnych przypadkach – odmówić prowadzenia rachunku lub zamrozić środki do czasu wyjaśnienia sytuacji.

Dlaczego bank wymaga dokumentów z apostille lub uwierzytelnieniem?

Z punktu widzenia banku zagranicznego, sprawozdanie finansowe z Polski jest dokumentem zagranicznym, więc jego autentyczność musi zostać potwierdzona.
Dlatego banki często żądają:

• poświadczenia notarialnego lub urzędowego uwierzytelnienia,

• klauzuli apostille (na mocy Konwencji Haskiej z 1961 r.),

• a niekiedy także tłumaczenia przysięgłego na język kraju, w którym bank działa.

To nie jest wymóg prawa unijnego, lecz wewnętrznych procedur compliance danego banku oraz wymagań lokalnego nadzoru finansowego (np. BaFin w Niemczech, ACPR we Francji, CNMV w Hiszpanii).

Jak uzyskać sprawozdanie finansowe z apostille i tłumaczeniem?

Jeżeli bank zagraniczny zażąda uwierzytelnionego sprawozdania finansowego, przedsiębiorca może uzyskać takie dokumenty w Polsce w kilku krokach.

1. Pobranie sprawozdania finansowego z KRS

Każda spółka zarejestrowana w Polsce składa swoje sprawozdanie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF).
Można je pobrać samodzielnie, ale jeżeli bank wymaga formy urzędowej – potrzebny będzie urzędowy odpis lub kopia potwierdzona.

📄 Na stronie eKRS.pl można zamówić:

• sprawozdanie finansowe spółki z uwierzytelnieniem oraz apostille,

• pełny odpis z KRS z apostille,

• umowa spółki / statut z uwierzytelenieni oraz apostille.

• informacja CRBR – Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – z uwierzytelnieniem oraz apostille

• tytuł prawny do lokalu z uwierzytelnieniem oraz apostille

• pakiet dokumentów do użycia za granicą.

2. Uzyskanie apostille

Apostille to poświadczenie autentyczności podpisu urzędnika, wydawane przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP.
Zamawiając dokument poprzez eKRS.pl, można od razu wybrać opcję:

✅ „z klauzulą apostille”
Dzięki temu dokument jest gotowy do użycia w każdym kraju będącym stroną Konwencji Haskiej (m.in. Niemcy, Francja, Hiszpania, Włochy, Niderlandy, Czechy, itd.).

3. Tłumaczenie przysięgłe

W większości przypadków bank będzie wymagał tłumaczenia na język urzędowy kraju.
Na eKRS.pl można jednocześnie zamówić:

📝 sprawozdanie finansowe + apostille + tłumaczenie przysięgłe (np. na angielski, niemiecki, francuski, włoski)
co znacznie przyspiesza cały proces i pozwala uniknąć wielokrotnych wizyt w urzędach.

Co robić, jeśli bank żąda dokumentów corocznie?

Niektóre banki wymagają, aby klient co roku dostarczał aktualne sprawozdanie finansowe.
Wynika to z obowiązku monitorowania relacji gospodarczej (art. 13 ust. 1 lit. d Dyrektywy 2015/849).
Bank musi regularnie upewniać się, że sytuacja finansowa klienta nie uległa zmianie, a rachunek nie jest wykorzystywany w sposób sprzeczny z prawem.

Najczęściej żądanie dotyczy:

• ostatniego sprawozdania finansowego (za miniony rok),

• bilansu i rachunku zysków i strat,

• dokumentu w formie urzędowej, z apostille i tłumaczeniem.

Podsumowanie

Wymóg przedstawienia sprawozdań finansowych przez polskie spółki do banków zagranicznych nie jest wymysłem bankowców — wynika z obowiązków prawnych banku w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) i znajomości klienta (KYC).

• Bank musi znać sytuację finansową i strukturę klienta.

• Może żądać sprawozdania finansowego, aby potwierdzić autentyczność i wiarygodność danych.

• Wymóg apostille i tłumaczenia wynika z potrzeby udokumentowania autentyczności zagranicznego dokumentu.

• Spółka, która nie dostarczy dokumentów, ryzykuje ograniczenie usług bankowych lub rozwiązanie umowy.

Gdzie zamówić sprawozdanie finansowe z apostille i tłumaczeniem?

Na stronie eKRS.pl można w prosty sposób uzyskać komplet wymaganych dokumentów dla procedury AML & KYC:

Usługa obejmuje:

• pozyskanie odpowiednich dokumentów,

• urzędowe poświadczenie autentyczności,

• uzyskanie klauzuli apostille,

• tłumaczenie przysięgłe na język wskazany przez klienta,

• dostawę dokumentów w formie papierowej lub elektronicznej.

Dzięki temu polska spółka może w ciągu kilku dni uzyskać komplet dokumentów akceptowany przez banki zagraniczne, bez potrzeby osobistych wizyt w urzędach czy konsulatach.

Podsumowanie w skrócie:

✅ Wymóg przekazywania sprawozdań finansowych bankom wynika z dyrektyw AML i obowiązków banków.
✅ Apostille i tłumaczenie to element potwierdzenia autentyczności zagranicznego dokumentu.
✅ Polskie prawo nie nakłada takiego obowiązku wprost na spółki – to wymóg banków wynikający z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.
✅ Wszystkie niezbędne dokumenty można uzyskać szybko i legalnie poprzez eKRS.pl.