Niekaralność w przetargu – kilka wskazówek

6 minut

W toku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, wykazanie braku podstaw do wykluczenia wykonawcy jest kluczowym etapem. Zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) to dokument niezbędny do potwierdzenia spełnienia wymogów określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych (PZP).

Weryfikacja niekaralności wykonawcy to nieodłączny element postępowań o zamówienia publiczne. Zrozumienie wymogów formalnych dotyczących dokumentów z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) jest kluczowe dla uniknięcia wykluczenia z przetargu. Serwis eKRS.pl pomaga przedsiębiorcom pozyskać niezbędne dokumenty „zapytania o niekaralność„, gwarantując ich poprawność merytoryczną.

Zaświadczenie o niekaralności a Prawo zamówień publicznych (PZP)

Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, z postępowania wyklucza się wykonawców, wobec których orzeczono prawomocny wyrok za określone przestępstwa. Aby skutecznie ubiegać się o kontrakt, wykonawca musi przedłożyć aktualne zaświadczenie o niekaralności, które obejmuje:

• Osoby fizyczne (w tym wspólników, członków zarządów, prokurentów).

• Podmioty zbiorowe (spółki kapitałowe, stowarzyszenia, fundacje).

Jakie zaświadczenie o niekaralności do przetargu wybrać?

Wybór odpowiedniego rodzaju zapytania do KRK jest kluczowy dla uznania dokumentu przez zamawiającego. W eKRS.pl pomagamy dobrać właściwy zakres:

1. Zapytanie o osobę: Dotyczy osób fizycznych pełniących kluczowe role w strukturze firmy.

2. Zapytanie o podmiot zbiorowy: Dotyczy samej firmy jako jednostki organizacyjnej.

Ważne jest, aby zaświadczenie obejmowało kartotekę karną w zakresie przestępstw wymienionych w specyfikacji warunków zamówienia (SWZ).

Ile jest ważne zaświadczenie z KRK w zamówieniach publicznych?

Zgodnie z przepisami wykonawczymi do ustawy Prawo zamówień publicznych, informacja z Krajowego Rejestru Karnego powinna być wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem.

Należy pamiętać, że termin ten liczy się od daty widniejącej na dokumencie do dnia, w którym wykonawca składa podmiotowe środki dowodowe na wezwanie zamawiającego (zgodnie z art. 126 ust. 1 PZP). Jeśli data ważności upłynie w trakcie trwania długiego postępowania, konieczne może być pozyskanie nowego wypisu.

Termin ważności zaświadczenia KRK – teoria a praktyka

W polskim porządku prawnym żadna ustawa nie precyzuje jednego, uniwersalnego terminu ważności informacji z Krajowego Rejestru Karnego. Teoretycznie zaświadczenie jest aktualne tak długo, jak długo stan faktyczny w nim opisany pokrywa się z rzeczywistym zapisem w rejestrze karnym. Dokument jest więc „ważny” dopóki w kartotece danej osoby lub podmiotu nie zajdzie zmiana.

Wyjaśnijmy to na przykładach:

• Przykład 1 (Brak zmian w rejestrze): Pan Jan pobrał zaświadczenie o niekaralności 2 lata temu. Od tego czasu nie został skazany żadnym prawomocnym wyrokiem, a jego sytuacja prawna nie uległa zmianie. Z czysto teoretycznego punktu widzenia, dokument sprzed dwóch lat nadal przedstawia jego aktualny stan w rejestrze karnym.

• Przykład 2 (Zmiana statusu prawnego): Pan Tomasz uzyskał zaświadczenie o niekaralności 11 miesięcy temu i wówczas figurował jako osoba niekarana. Jednak 7 miesięcy temu został prawomocnie skazany i wpisany do rejestru. W tej sytuacji zaświadczenie sprzed 11 miesięcy – mimo że fizycznie istnieje – jest już nieważne i nieprawdziwe, ponieważ nie odzwierciedla aktualnego stanu faktycznego.

Wymogi w obrocie gospodarczym i Prawo zamówień publicznych

Mimo powyższej teorii, w praktyce obrotu prawnego i gospodarczego nie można opierać się na domniemaniu aktualności danych sprzed kilku lat. Aby wyeliminować ryzyko posługiwania się nieaktualnymi danymi, podmioty trzecie (pracodawcy, banki, urzędy) same określają akceptowalny termin ważności dokumentu – zazwyczaj wynosi on od 3 do 6 miesięcy.

W przypadku postępowań o zamówienia publiczne, kwestię tę precyzują przepisy. Ustawa Prawo zamówień publicznych (PZP) jasno wskazuje, że informacja z KRK musi być wystawiona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem. To rygorystyczny wymóg, który ma na celu zapewnienie zamawiającemu maksymalnie świeżej wiedzy o niekaralności wykonawcy.

Uniwersalność dokumentu: Czy brak wskazanego postępowania dyskwalifikuje KRK?

Częstym dylematem wykonawców jest brak precyzyjnego wskazania podstawy prawnej (np. konkretnego artykułu ustawy PZP) lub rodzaju postępowania w treści zaświadczenia.

Ważne: Zaświadczenie o niekaralności jest dokumentem uniwersalnym. Jeżeli na wniosku nie wskazano konkretnego postępowania, dokument potwierdza ogólny brak skazań w rejestrze karnym. Taki dokument jest w pełni ważny i musi zostać uznany przez zamawiającego. Skoro wykonawca nie figuruje w rejestrze w ogóle, to tym samym nie figuruje w nim w zakresie konkretnych przestępstw wymienionych w ustawie PZP. Dzięki temu jeden wypis uzyskany przez eKRS.pl może być z powodzeniem stosowany w wielu różnych przetargach jednocześnie.

W wielu wypadkach miejsce na fakt iż Wykonawca złoży zapytanie o udzielenie informacji z Krajowego Rejestru na podstawie art. 24ust.1 pkt. 4-8 zapominając o art. 24ust.1pkt. 10 i 11 rozporządzenia. Wskazanie w zapytaniu o niekaralność tylko art. 24ust.1 pkt.4-8 ustawy pzp nie powoduje uznania zapytania o niekaralność za błędne i niepotwierdzające braku skazania również za przestępstwa z art. 24ust.1 pkt. 10 i 11. Informacja z KRK dotyczy pełnego zakresu danych z rejestru. Adnotacja „NIE FIGURUJE” oznacza, że w sprawie udzielania informacji o osobach oraz podmiotach zbiorowych na podstawie danych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym, osoba lub podmiot, której/go dotyczy zapytanie, nie figuruje w tym rejestrze karnym.
To samo dotyczy informacji o podmiocie zbiorowym – art. 24ust.1 pkt. 9 ustawy pzp, Wykonawca wpisuje podstawę prawną art.24 ust.1 pkt. 4-8 i 10,11 ustawy pzp.
Zgodnie z ustawą o krajowym rejestrze karnym/ tj.z dnia 7 maja 2012 r. (Dz.U. z 2012 r. poz. 654) na wniosek każdej osoby, której dane osobowe znajdują się w zbiorach danych zgromadzonych w Rejestrze, na wniosek każdego podmiotu zbiorowego – udostępnia się informacje o treści wszystkich zapisów dotyczących danej osoby lub podmiotu zbiorowego./ art.7 ustawy o krk/

A zatem informacja na dokumencie KRK „Nie figuruje w kartotece podmiotów zbiorowych KRK” przesądza o braku karalności w ogóle, jeżeli wniosek nie zawiera ograniczenia do określonego rodzaju i zakresu żądanej informacji.

Dlaczego warto zamówić zaświadczenie KRK przez eKRS.pl?

Korzystając z profesjonalnego pośrednictwa eKRS.pl, zyskujesz:

• Oszczędność czasu: Formalności ograniczamy do minimum.

• Poprawność wniosku: Nasi eksperci weryfikują dane pod kątem wymogów przetargowych.

• Wsparcie merytoryczne: Doradzamy, kogo z organów spółki należy sprawdzić.

Czy zaświadczenie o niekaralności bez wpisanej podstawy prawnej jest ważne?

Tak, zaświadczenie KRK, na którym nie wyszczególniono konkretnego postępowania, jest dokumentem o charakterze uniwersalnym i pozostaje w pełni ważne. Brak wskazania konkretnego artykułu ustawy w polu „rodzaj postępowania” nie stanowi wady formalnej. Dokument taki poświadcza, że dana osoba lub podmiot zbiorowy nie widnieje w rejestrze karnym w żadnym zakresie, co w sposób oczywisty obejmuje również brak skazań wymagany przez zamawiającego.

Co się dzieje, jeśli stan w rejestrze karnym ulegnie zmianie po pobraniu zaświadczenia?

W takiej sytuacji zaświadczenie traci swoją ważność merytoryczną, mimo że data na dokumencie może sugerować coś innego. Zaświadczenie o niekaralności przedstawia stan prawny wyłącznie na moment jego wygenerowania. Jeśli osoba posiadająca „czyste” zaświadczenie sprzed miesiąca zostanie dziś prawomocnie skazana, jej poprzedni dokument przestaje być aktualny, ponieważ nie odzwierciedla już rzeczywistego stanu w rejestrze karnym.

Jak długo jest ważne zaświadczenie o niekaralności w obrocie prawnym?

W polskim ustawodawstwie nie istnieje jedna ustawa określająca uniwersalny termin ważności informacji z KRK. Teoretycznie dokument ten jest aktualny tak długo, jak długo nie nastąpiła żadna zmiana w rejestrze karnym danej osoby lub firmy. Jednak dla zachowania pewności obrotu gospodarczego, instytucje takie jak banki czy urzędy przyjmują zazwyczaj okres od 3 do 6 miesięcy. W przypadku zamówień publicznych sprawa jest ściśle uregulowana – zaświadczenie musi być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert lub na wezwanie zamawiającego, co gwarantuje aktualność danych w momencie weryfikacji wykonawcy.

Krajowy Rejestr Karny

• KRK - Niekaralność dla podmiotu zbiorowego - np sp z o.o.

  Usługa świadczona przez serwis rejestryonline.pl

  pobierz

• KRK - Niekaralność dla firmy zagranicznej - np LTD

  Usługa świadczona przez serwis rejestryonline.pl

  pobierz

• KRK - Niekaralność dla członków zarządu

  Usługa świadczona przez serwis rejestryonline.pl

  pobierz

Tymon Wierzba

Ekspert w dziedzinie prawa gospodarczego, procesów rejestrowych i windykacji należności, od ponad dekady związany z cyfryzacją usług administracyjnych. Od lat upraszcza przedsiębiorcom oraz osobom fizycznym dostęp do dokumentów  i informacji urżędowych. Stworzył jedne z najbardziej rozpoznawalnych usług online w Polsce, specjalizujących się w pozyskiwaniu dokumentów i informacji  z KRS, KRK, USC i wielu innych rejestrów. Łączy wiedzę prawną, doświadczenie operacyjne i skuteczne zarządzanie, oferując firmom realne wsparcie w obiegu dokumentów.

www.ekrs.pl/tymon-wierzba/