Kto i kiedy oraz jak, musi sporządzać sprawozdanie finansowe ?
W niniejszym wpisie postaramy się udzielić prostej i szybkiej odpowiedzi na powyższe pytanie. Sprawozdanie finansowe jest dokumentem zawierającym podstawowe informacje finansowe o rocznej działalności przedsiębiorstwa. Zasady sporządzania sprawozdania finansowego reguluje ustawa o rachunkowości.
- Kto sporządza sprawozdania finansowe
- Oświadczenie o braku obowiązku sprawozdania rocznego
- Kto odpowiada za sporządzenie sprawozdania finansowego
- Co zawiera sprawozdanie finansowe
- Kiedy trzeba przygotować sprawozdanie finansowe
- Jak przygotować e-sprawozdanie finansowe
- Jak podpisać e-sprawozdanie finansowe
- Kiedy i gdzie złożyć e-sprawozdanie finansowe
- Kto może przesłać e-sprawozdanie finansowe
- Sankcje za niezłożenie sprawozdania
Kto sporządza sprawozdania finansowe
Obowiązek ten spoczywa na podmiotach prowadzących księgi rachunkowe, oraz te podmioty, które dobrowolnie wybrały jako sposób ewidencjonowania – pełne księgi rachunkowe. Nie ma tutaj znaczenia forma organizacyjna prowadzonej działalności, lecz metoda ewidencjonowania przychodów i rozchodów. Dlatego też obowiązek ten może spoczywać zarówno na spółce kapitałowej (np. spółce z ograniczoną odpowiedzialnością), na spółce osobowej (np. spółce partnerskiej) jak też na osobie fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą. Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego w ustawowym terminie należy do obowiązków członków zarządów spółek kapitałowych, wspólników prowadzący spraw spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej lub komplementariuszy prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej, likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym, a także członków innych organów zarządzających pozostałymi jednostkami, do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości. Sprawozdanie finansowe składa się z: Ustawa o rachunkowości w art. 45 pkt 2 określa dokładnie z jakich elementów składa się sprawozdanie finansowe. Są to:
- bilans – ukazujący stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy.
- rachunek zysków i strat – ukazujący oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy.
- informacja dodatkowa, ukazująca
- wprowadzenie do sprawozdania finansowego
- dodatkowe informacje i objaśnienia.
- opis przyjętych zasad rachunkowości,
- metody wyceny i sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru
- dodatkowe informacje i objaśnienia do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych za okresy sprawozdawcze objęte sprawozdaniem finansowym; proponowany podział zysku lub pokrycia straty;
- podstawowe informacje dotyczące pracowników i organów jednostki,
- inne istotne informacje dla zrozumienia sprawozdania finansowego.
Sprawozdanie finansowe należy sporządzić w języku polskim i w walucie polskiej.
Oświadczenie o braku obowiązku sprawozdania rocznego
Spółki jawne lub spółki partnerskie nie muszą sporządzać sprawozdania finansowego, jeśli mają przychody mniejsze niż równowartość 2 mln euro. Wówczas składają we właściwym Krajowym Rejestrze Sądowym oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Mają na to 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy. Oświadczenie składasz drogą elektroniczną w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Z usługi możesz korzystać nawet jeśli spółkę zarejestrowałeś w sposób tradycyjny, a nie w systemie S24. Złożenie takiego oświadczenia przez Repozytorium Dokumentów Finansowych zwalnia cię z obowiązku złożenia płatnego wniosku o wpis do działu 3 rejestru przedsiębiorców wzmianki o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego na portalu S24. Oświadczenie wymaga podpisania podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji podmiotu. Aby to zrobić musisz mieć konto w systemie elektronicznym Ministerstwa Sprawiedliwości.
Kto odpowiada za sporządzenie sprawozdania finansowego
Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego to obowiązek kierowników jednostki, czyli:
- członków zarządu spółek kapitałowych,
- wspólników prowadzących sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej,
- komplementariuszy prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej,
- likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym,
- członków organów zarządzających innych jednostek (do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości).
Co zawiera sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe sporządzasz po polsku i w walucie polskiej. Składa się z:
- bilansu – wykazuje się stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy,
- rachunku zysków i strat – wykazuje się oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy,
- informacji dodatkowej – Zawiera ona m.in. opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego.
Do sprawozdania finansowego dołączasz:
- uchwałę zatwierdzającą te dokumenty,
- sprawozdanie z działalności (jeśli jest wymagane – dotyczy m.in. spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych),
- uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty,
- opinie/sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).
Kiedy trzeba przygotować sprawozdanie finansowe
Spółki zarejestrowane w KRS mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin na sporządzenie upływa 31 marca. Następnie sprawozdanie zatwierdzają odpowiednie organy w firmie np.: walne zgromadzenie wspólników, wszyscy wspólnicy. Zatwierdza też je właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego tj. do 30 czerwca, jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Uwaga! W związku z epidemią COVID-19 w 2020 r. terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego wydłużono o 3 miesiące. Te terminy, za rok obrotowy 2019, który jest równy kalendarzowemu, upływają:
- 30 czerwca 2020 r. (nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego) – termin na sporządzenie sprawozdania finansowego i jego podpisanie,
- 30 września 2020 r. (nie później niż w ciągu 9 miesięcy od dnia bilansowego) – termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego.
Jak przygotować e-sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe można sporządzić tylko w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą i formatem szczegółowo określonymi przez Ministerstwo Finansów. Taki wymóg obowiązuje od 1 października 2018 r. Od 1 stycznia 2020 r. obowiązek tworzenia sprawozdań w formie ustrukturyzowanej obejmuje również organizacje niewpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, będące podatnikami CIT, (np. fundacja, stowarzyszenie, związek zawodowy). Te podmioty wcześniej musiały sporządzać sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej, ale w postaci nieustrukturyzowanej (czyli sporządzone w formie dowolnego pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego, np. w postaci pliku tekstowego, pliku graficznego lub mieszanego).
Jak podpisać e-sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej podpisuje:
- kierownik jednostki oraz
- osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy).
Ważne! Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, to sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie tego organu – wszyscy członkowie zarządu. Sprawozdanie finansowe podpisuje się:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- Profilem Zaufanym,
- podpisem osobistym (zaawansowany podpis elektroniczny w nowym e-dowodzie osobistym).
Sprawozdanie finansowe może być podpisane podpisem kwalifikowanym wydanym na terenie Unii Europejskiej lub poza UE, jeżeli podpis ten jest zgodny z algorytmem XAdES. Uwaga! Opinie i raporty z badania biegłego rewidenta muszą mieć podpis kwalifikowany biegłego rewidenta. Natomiast w formie skanów możesz przy sprawozdaniu przesłać:
- uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego,
- uchwałę o podziale zysku bądź pokryciu straty.
Kiedy i gdzie złożyć e-sprawozdanie finansowe
| Kto | Gdzie i jak | Kiedy |
| Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości – MSR | Do KRS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości. | 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego |
| Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych | Do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS): z wykorzystaniem bezpłatnej aplikacji, przez przeznaczony do tego interfejs webAPI | W terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok |
| Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie finansowe. | Do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS): z wykorzystaniem bezpłatnej aplikacji, przez przeznaczony do tego interfejs webAPI | 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego |
| Spółki cywilne | Nie mają obowiązku przekazania sprawozdania finansowego ani do Szefa KAS, ani do urzędu skarbowego, ani do KRS. | |
- 15 października 2020 r. – na złożenie sprawozdania do KRS (15 dni od dnia jego zatwierdzenia), w przypadku podmiotów wpisanych do KRS
- 31 lipca 2020 r. – na złożenie sprawozdania do KAS, w przypadku osób fizycznych, które prowadzą księgi rachunkowe
- 10 października 2020 r. – na złożenie sprawozdania do KAS (10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego), w przypadku podatników CIT, którzy nie są wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS.
Pamiętaj! Obowiązek stosowania Międzynarodowych Standardów Rachunkowości (MSR) zamiast ustawy o rachunkowości mają emitenci papierów wartościowych i banki.
Kto może przesłać e-sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgłasza i przesyła podatnik lub podmiot przez niego upoważniony. Sprawozdanie finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego zgłasza i przesyła w systemie e-KRS, w imieniu jednostki:
- kierownik jednostki;
Ważne! Gdy jednostką kieruje wieloosobowy zarząd, zgłoszenia sprawozdania do KRS dokonuje co najmniej jedna osoba fizyczna (np. członek zarządu), której PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu.
- zawodowy pełnomocnik: adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;
- prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.
Zgłoszenie należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, Profilem Zaufanym albo podpisem osobistym.
Sankcje za niezłożenie sprawozdania
Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi m.in.:
- grzywna nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 540 stawek dziennych,
- kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat,
- postępowanie przymuszające,
- rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS,
- ustanowienie kuratora.
Spółki, które nie złożą sprawozdania, są wzywane przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (jest to tzw. tryb przymuszający). Jeżeli pomimo wezwania KRS, nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Możliwe jest również ustanowienie kuratora przez sąd, który będzie prowadził sprawy firmy. Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków dotyczących sytuacji losowych, jak np. złożenie zeznania po terminie ze względu na awarię systemu czy brak prądu. https://www.ekrs.pl/najwyzszy-czas-ukarac-zarzadzajacych-spolkami-ktorzy-nie-skladaja-sprawozdan-finansowych/ https://www.ekrs.pl/informacje-zawiera-sprawozdanie-finansowe/ https://www.ekrs.pl/skonsolidowane-sprawozdanie-finansowe/