Dokumenty składane do Repozytorium Dokumentów Finansowych muszą być podpisane przez uprawnione osoby — najpewniejszą i najbezpieczniejszą formą jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis z kwalifikowanym certyfikatem (PAdES/XAdES) z odpowiednim znacznikiem czasu; systemy akceptują też profile zaufane/ePUAP w zależności od wymogów repozytorium.
Podpisanie dokumentu to potwierdzenie jego autentyczności i nienaruszalności treści. W kontekście Repozytorium Dokumentów Finansowych chodzi o to, że osoba uprawniona (np. członek zarządu, pełnomocnik) składa podpis elektroniczny pod plikiem (np. PDF/A) zanim plik zostanie przekazany do repozytorium, tak by dokument miał moc dowodową i był możliwy do weryfikacji w przyszłości.
Kto może podpisywać dokumenty?
- Osoby wskazane w Dziale II KRS w rubryce 1 w podrubryce 1 i 2, które nie zostały zawieszone w czynnościach;
- Osoby wskazane w Dziale II KRS w rubryce 4 (dla oddziału przedsiębiorcy zagranicznego);
- Osoby wskazane w dziale II KRS w rubryce 3 (prokurenci);
- Likwidator, syndyk oraz doradca restrukturyzacyjny wskazani w dziale VI rejestru.
- Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem (a od 12 stycznia 2019r. również osoby wymienione w odpowiedzi na pytanie nr 28 tego dokumentu).
Podstawa prawna: Art. 19e. ust. 2 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U.2017.700).
źródło https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/