S24 – proces składania podpisu elektronicznego

Proces składania podpisu elektronicznego w S24

Od 15-03-2018 wszedł w życie wymóg przesyłania sprawozdań finansowych drogą elektroniczną. Od tego też dnia otrzymujemy sporo telefonów na temat tego wymogu. Poniżej przedstawiamy Informacje na temat składania dokumentów z podpisem elektronicznym.

Jednocześnie informujemy iż dokumenty te nie są składane do eKRS.pl

• Złożenie podpisu pod dokumentami i wnioskami

Dokumenty w systemie można podpisać używając:

1. podpisu elektronicznego kwalifikowanego. Jest to podpis zakupiony od dostawcy certyfikatów kwalifikowanych rekomendowanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości lub
2. podpisu zaufanego ePUAP: aby uzyskać taką  możliwość należy przejść do strony http://epuap.gov.pl/wps/portal i postępować zgodnie z instrukcjami

Uwaga!
Zaufany podpis z ePUAP jest realizowany bez użycia karty certyfikacyjnej. Opis składania podpisu z ePUAP opisywany jest w „S24-DP_DokumentacjaUżytkownika S24_….”.

Podpis kwalifikowany – jest elektronicznym podpisem równoważnym podpisowi własnoręcznemu. Służy do podpisywania dokumentów i umów, które mają moc prawną. Podpis kwalifikowany jest weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem i składany jest przy pomocy bezpiecznego urządzenia do składania podpisu. Podpis kwalifikowany dzieli się na:

• podpis zewnętrzny (obecnie wdrożenie tego podpisu zostało zawieszone) – to podpis elektroniczny stanowiący zewnętrzny w stosunku do podpisywanych danych, odrębny plik o wielkości ok. 6 kB. Podpisem zewnętrznym podpisywać można dowolne pliki (o dowolnym formacie) i wielkości. Plik podpisu przekazuje się odbiorcy razem z plikiem podpisywanym. Plik z podpisem zewnętrznym nie zawiera treści podpisywanego pliku, będzie zawierał tylko informację o podpisie. Tu należy pamiętać, że w trakcie podpisu trzeba dostarczyć podpisany dokument wraz z jego
• podpis wewnętrzny – podpis elektroniczny otoczony przez podpisywane dane. Ten typ podpisu stosuje się w plikach mających strukturę (format XML) umożliwiającą osadzenie danych tworzących podpis w kontenerze (bloku) zawierającym dane tworzące dokument. Podpis zabezpiecza jednak owe dane – i gdyby którykolwiek ze znaków w dowolnym kontenerze został zmieniony, podpis będzie zweryfikowany negatywnie. Gdyby usunąć kontener zawierający podpis z kontenera dokumentu głównego, będzie on identyczny jak dokument przed podpisem. Plik z podpisem wewnętrznym zawiera treść podpisywanego dokumentu oraz informację o podpisie

Uwaga!
Obecnie system S24 i RDF używa tylko podpis wewnętrzny

Szczegółowe zasady podpisania określonego pliku podpisem kwalifikowanym zewnętrznym lub wewnętrznym opisane są w zakupywanych przez użytkowników bezpiecznych urządzeniach do składania podpisu. W systemie S24 i RDF pliki z podpisem kwalifikowanym zewnętrznym lub wewnętrznym są jedynie załączane.

Uwagi!

1. Podpis kwalifikowany może być realizowany przy użyciu wielu kart. Dla przykładu karta Certum została opracowana przez firmę ASSECO SA w Szczecinie (obecnie Asseco Poland S.A.) lub karta PWPW opracowana przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych.
2. Realizacja podpisu kwalifikowanego przy użyciu dowolnej karty przebiega w podobny sposób.
3. Osoba, która aktualnie jest zawieszona nie może złożyć podpisu pod żadnym dokumentem (np. wniosku).

• Opis składania podpisu kwalifikowanego

Zarejestrowane dokumenty i wnioski podpisujemy naciskając przycisk „Podpisy”. Ze względu na konieczność sprawdzania osób w profilu spółki, a którzy powinni składać podpisy  wprowadzono zasadę podpowiadania tych osób na wielu zakładkach z podpisami.

Proces realizacji podpisów przebiega w następujący sposób:

• po przejściu na zakładkę „Podpisy” – system sprawdza prawidłowość wprowadzonych danych. W przypadku błędów informuje użytkownika, w których krokach występuje błąd :
• w przypadku braku błędów aplikacja umożliwia użytkownikowi przejścia do zakładki „Podpisy”.

 
Portal S24 czy RDF przechodząc na zakładkę z „Podpisami” prezentuje dwa sposoby podpowiadania osób do podpisu:

1. Kiedy pojawia  się  lista  z  nazwiskami   –  wybieramy  nazwisko  i  uruchamiamy      przycisk

„PODPISZ” lub też

2. Mogą być również przypadki kiedy brak jest listy z nazwiskami – wówczas pojawia się komunikat:

Po jego zamknięciu komunikatu uruchamiamy przycisk „Dodaj osobę podpisującą” co spowoduje otwarcie kolejnego okna z możliwością dodania do listy podpisów określonej osoby. Są tu dwie możliwości:

• Wybrania osoby podpisującej z profilu spółki lub też
• Po wybraniu zakładki „Dodanie dowolnej osoby podpisującej” istnieje możliwość dodania dowolnej osoby, która podpisze wybrany dokument. uruchamiamy przycisk „Dodaj”. Wówczas wybrane lub dodane nazwisko trafi na listę z podpisami (dalej patrz pkt. 1).

Istnieje możliwość usunięcia z listy wybranej osoby. Po zaznaczeniu osoby uruchamiamy przycisk

„Usuń”.

Uwaga!
W przypadku wyboru „osoby prawnej”, na listę z podpisami trafią wszyscy reprezentanci „osoby prawnej”.

Po  zaznaczeniu  osoby  z  listy  uruchamiamy przycisk  „Podpisz”.   Aplikacja  przechodzi  do ekranu

„Podpisy”.

Przy realizacji podpisów we wszystkich spółkach wykorzystywany jest identyczny sam sposób składania podpisów.

Jak wcześniej wspomniano w portalu wykorzystywane są podpisy:

1. zaufany ePUAP oraz
2. bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego

6.2.1.  Podpis kwalifikowany wewnętrzny przy użyciu karty

W zależności od wykorzystywanej przeglądarki internetowej realizacja podpisu kwalifikowanego przebiega odmiennie (związane jest to z wykorzystaniem oprogramowania Java). I tak dla  przeglądarki:

1. Internet Explorer proces realizacji z podpisem kwalifikowanym przebiega w następujący sposób: Proces realizacji z podpisem kwalifikowanym przebiega w następujący sposób:
2. Uruchamiamy przycisk „Podpisz”. Pojawia się niżej zamieszczony ekran na którym widoczne będą w kolorze zielonym dostępne dwa przyciski dla danej podpisującej osoby. Przed uruchomieniem dowolnego przycisku z podpisem sprawdzamy:
   • Prawidłowość widocznych własnych danych. W przypadku błędnych danych powracamy przyciskiem ”Wstecz” w celu dokonania
   • Powrót do aktualizacji danych skutkuje tym, że dokonane wcześniej podpisy przez inne osoby spowoduje usunięcie tych podpisów.
   • Podpisy powinny być realizowane wówczas, gdy wszystkie dane wprowadzone do rejestracji danej spółki są prawidłowe.
   • Przyciskiem „Pokaż dokument” możemy sprawdzić zawartość podpisywanego dokumentu. W tym celu uruchamiamy ww. przycisk. Otwiera się okno z możliwością zapisania lub podglądu dokumentu (pojawienie się okienka otwarcia zależy od przeglądarki).

Po uruchomieniu „Otwórz za pomocą” (pdf) otwiera się podpisywany przez nas dokument np.:

„Umowa spółki z o.o. ”.

2. Uruchamiamy przycisk „Podpisz podpisem kwalifikowanym”. Po uruchomieniu tego przycisku system przechodzi na stronę właściciela wydającego kartę, gdzie wywoływany jest certyfikat (pokazuje się konsola javy – jeżeli jest ma uruchomioną konsolę). Pojawia się  napis

„Czekaj na inicjalizacje oprogramowania do podpisu” – pod warunkiem, że jest ustawiona określona konfiguracja javy

3. Po pozytywnej identyfikacji system na chwilę powraca na Portal eKRS. Po pewnym czasie (nawet kilku minutowym) pojawia się kolejne okno. Pojawia się napis „Podpisz”, który uruchamiamy.
4. Pojawia się kolejne okno gdzie zaznaczamy przycisk „Allow”
5. Pojawia się kolejne okno do podania kodu PIN. Następnie uruchamiamy przycisk „Akceptuj”.
6. Kod ten wpisujemy do aktywnego pola podpisu i uruchamiamy przycisk ”Akceptuj”. Po prawidłowej autoryzacji następuje przekierowanie ze strony Szafir Host na Portal. Po przekierowaniu na Portal uzyskujemy informację , że „Plik został podpisany poprawnie podpisem kwalifikowanym”.
7. Ostatnim krokiem przy składaniu podpisu jest konieczność uruchomienia przycisku ”Wstecz”, po którym nastąpi przekierowanie na Portal eKRS. Tym samym złożenie elektronicznego podpisu pod wybranym nazwiskiem za pomocą podpisu kwalifikowanego zostało zakończone. Po prawidłowym dokonaniu podpisu i przekierowaniu na Portal – Portal powraca ponownie na ekran z punktu 1 z tą różnicą, że w tabeli „Podpisy do dokumentu” w kolumnie „Data podpisania” wstawiona jest data podpisu elektronicznego wraz godziną, minutami i sekundami złożenia podpisu, a przycisk „PODPISZ” jest niedostępny.
8. Przyciskiem „Wróć” możemy powrócić do dalszej na rejestracji spółki.
9. Realizując punkt 5 i używając przycisku „Anuluj” system przechodzi na poprzedni ekran, aż w końcu poinformuje nas komunikatem „Dane podpisu nie zgadzają się z danymi użytkownika”.
10. Jeżeli wprowadzimy nieprawidłowy kod autoryzacyjny do aktywnego pola podpisu i uruchamiamy przycisk ” Akceptuj” wówczas otrzymamy komunikat: „Wprowadzono nieprawidłowy PIN” .

1. Pozostałe przeglądarki  –    proces  realizacji  z  podpisem   kwalifikowanym   przebiega  nieco odmiennie, a mianowicie:

Proces realizacji z podpisem kwalifikowanym przebiega w następujący sposób:

1. Uruchamiamy przycisk „Podpisz”. Pojawia się niżej zamieszczony ekran na którym widoczne będą w kolorze zielonym dostępne dwa przyciski dla danej podpisującej osoby. Przed uruchomieniem dowolnego przycisku z podpisem sprawdzamy:
   • Prawidłowość widocznych własnych danych. W przypadku błędnych danych powracamy przyciskiem ”Wstecz” w celu dokonania
   • Powrót do aktualizacji danych skutkuje tym, że dokonane wcześniej podpisy przez inne osoby spowoduje usunięcie tych podpisów.
   • Podpisy powinny być realizowane wówczas, gdy wszystkie dane wprowadzone do rejestracji danej spółki są prawidłowe.
   • Przyciskiem „Pokaż dokument” możemy sprawdzić zawartość podpisywanego dokumentu. W tym celu uruchamiamy ww. przycisk. Otwiera się okno z możliwością zapisania lub podglądu dokumentu (pojawienie się okienka otwarcia zależy od przeglądarki).

 

Po uruchomieniu „Otwórz za pomocą” (pdf) otwiera się podpisywany przez nas dokument np.:

„Umowa spółki z o.o. ”.

2. Uruchamiamy przycisk „Podpisz podpisem kwalifikowanym”. Na ekranie pojawią się następujące linki:

1. Przy komunikacie: „Aby poprawnie złożyć podpis elektroniczny wymagane jest zainstalowane i uruchomione oprogramowanie JAVA w wersji 7 lub wyższej. Sprawdzenie bieżącej wersji JAVA oraz instalacja jest możliwa po kliknięciu w link.” Każdy komputer, który jest przeznaczony do obsługi portalu eKRS musi wykorzystywać aktualne oprogramowanie JAVA. Bez posiadania aktualnego oprogramowania Javy nie jest możliwe dokonanie podpisu kwalifikowanego.
2. Uruchom komponent podpisu, który służy do uruchomienia podpisu

3. Uruchamiamy przycisk „Uruchomienie komponentu”. Po jego uruchomieniu system przechodzi na stronę aplikacji Szafir Host – odpowiedzialnej za składanie podpisów kwalifikowanych. Praca aplikacji Szafir Host realizowana jest w tle
   
4. Po pewnym czasie pojawia się kolejne okno do podania kodu PIN. Po wprowadzeniu PIN-u uruchamiamy przycisk „Akceptuj”.
5. Kod ten wpisujemy do aktywnego pola podpisu i uruchamiamy przycisk ”Akceptuj”. Po prawidłowej autoryzacji następuje przekierowanie ze strony Szafir Host na Portal. Po przekierowaniu na Portal uzyskujemy informację , że „Plik został podpisany poprawnie podpisem kwalifikowanym”.
6. Ostatnim krokiem przy składaniu podpisu jest konieczność uruchomienia przycisku ”Wstecz”, po którym nastąpi przekierowanie na Portal. Tym samym złożenie elektronicznego podpisu pod wybranym nazwiskiem za pomocą podpisu kwalifikowanego zostało zakończone. Po prawidłowym dokonaniu podpisu i przekierowaniu na Portal – Portal powraca ponownie na ekran z punktu 1 z tą różnicą, że w tabeli „Podpisy do dokumentu” w  kolumnie „Data podpisania” wstawiona jest data podpisu elektronicznego wraz godziną, minutami i sekundami złożenia podpisu, a przycisk „PODPISZ” jest niedostępny.
7. Przyciskiem „Wróć” możemy powrócić do dalszej na rejestracji spółki.
8. Realizując punkt 4 i używając przycisku „Anuluj” system przechodzi na poprzedni ekran, aż w końcu poinformuje nas komunikatem „Dane podpisu nie zgadzają się z danymi użytkownika”.
9. Jeżeli wprowadzimy nieprawidłowy kod autoryzacyjny do aktywnego pola podpisu i uruchamiamy przycisk ” Akceptuj” wówczas otrzymamy komunikat: „Wprowadzono nieprawidłowy PIN” .

6.3. Powiadomienia o podpisie

Złożenie podpisu elektronicznego przez stawającego jest ważną czynnością administracyjną. Fakt złożenia podpisu jest odnotowywany w systemie o fakcie dokonania podpisu użytkownik jest informowany drogą emaliową.

 

Po złożeniu wszystkich podpisów pod dokumentem na skrzynkę mailową przychodzi kolejny mail z poniższą informacją:

Po złożeniu chociaż jednego podpisu dany moduł rejestracji spółki nie powinien być ponownie edytowalny. Jeżeli jednak zachodzi potrzeba anulowania podpisów to wówczas złożone podpisy zostaną anulowane. System informuje osobę, która zamierza dokonać ponownej edycji wybranego modułu stosownym komunikatem

7. Proces składania podpisu elektronicznego w RDF

W zależności od wykorzystywanej przeglądarki internetowej realizacja podpisu kwalifikowanego przebiega odmiennie (związane jest to z wykorzystaniem oprogramowania Java). I tak dla przeglądarek:

 

• Mozilla Firefox, Google Chrome i Opera

Dla przeglądarek: Mozilla Firefox, Google Chrome i Opera FireFox – proces realizacji z podpisem kwalifikowanym przebiega w następujący sposób:

Po wykonaniu wszystkich czynności w rejestracji nowego zgłoszenia – krok 4 i po zaznaczeniu określonego nazwiska uruchamiamy przycisk:

Należy pamiętać, że osoba podpisująca musi umieścić kartę z ważnym certyfikatem w czytniku kart

(lub użyć tokena USB).
 

Ad.1. Po uruchomieniu przycisku „Podpisz podpisem kwalifikowanym”

• Po uruchomieniu ww. przycisku pojawia się okno „Proszę czekać”, a po pewnym czasie
• pojawia się kolejne okno
• System RDF wywołuje komponent Szafir SDK, który sprawdza czy certyfikat kwalifikowany użytkownika jest ważny i umożliwia dokonanie przez uprawnionego Reprezentanta podpisu zgłoszenia.
• Uruchamiamy przycisk „Podpisz” co spowoduje uruchomienie
• Pojawia się kolejne okno do podania PIN do posiadanej karty. W celu potwierdzenia operacji należy wybrać odpowiedni certyfikat poprzez wciśnięcie przycisku „Wybierz certyfikaty”, a następnie wprowadzić
• Uwierzytelnianie odbywa się poprzez podanie unikalnego kodu PIN do klucza elektronicznego.
• Jeżeli proces przebiegł prawidłowo klient zostanie powiadomiony, że proces składania podpisu elektronicznego został przeprowadzony  prawidłowo. Po kliknięciu przycisku „Zakończ” nastąpi zamknięcie komponentu Szafir SDK i powrót do systemu RDF.
• Uruchomienie przycisku „Zakończ” spowoduje otwarcie kolejnego okna i tzw. „podokna” z podsumowaniem zadań:
• Po uruchomieniu przycisku OK, a tym samym prawidłowym dokonaniu podpisu użytkownik otrzymuje informację: Info! Zgłoszenie zostało poprawnie podpisane”, a w tabeli „Osoby podpisujące zgłoszenie” w polu „Akcje” otrzymujemy informację, że „Zgłoszenie podpisane”.
• Użytkownik może zgłoszenie „Wysłać do repozytorium” i Zamknąć zgłoszenie.

Ad.2. Po uruchomieniu przycisku „Przekaż do podpisu”

Po uruchomieniu przycisku „Przekaż do podpisu” pojawia się okno „Podaj adres e-mail”, a po jego wpisaniu uruchamiamy przycisk „Przekaż”.

Po uruchomieniu przycisku „Przekaż”, użytkownik otrzymuje informację: „Info! Zgłoszenie zostało poprawnie  przekazane  na  wskazane  konto”,  a  w  tabeli  „Osoby  podpisujące  zgłoszenie”  w  polu

„Przekazano na konto” otrzymujemy informację na jakie konto zgłoszenie zostało przekazane.

W przypadku kiedy podany adres mailowy nie jest zarejestrowany w portalu wówczas otrzymujemy komunikat: Błąd! Nie ma możliwości przekazania zgłoszenia – wskazane konto nie istnieje w systemie. Wskaż inne konto.

 

Po zamknięciu zgłoszenia i przejściu na zakładkę „Podpisywanie zgłoszeń udostępnionych do podpisu” wybieramy określone zgłoszenie i uruchamiamy przycisk „Podpisz”.

 

Na zakładce użytkownik jest informowany następującym komunikatem:

Tutaj znajdziesz zgłoszenia, które zostały Ci udostępnione do podpisu. Jeżeli osoba udostępniająca zgłoszenie wycofała się z tego, zgłoszenie zniknie z tabeli.

Aby podpisać zgłoszenie wybierz „Podpisz” . Na ekranie pokaże się zgłoszenie z możliwością jego obejrzenia i podpisania.

Po przejściu na krok 4 i po zaznaczeniu określonego nazwiska uruchamiamy przycisk: „Podpisz podpisem kwalifikowanym”. Dalsze czynności wykonujemy zgodnie z Ad.1. Po uruchomieniu przycisku „Podpisz podpisem kwalifikowanym”.

Uwaga!
Osoba do której przekazano zgłoszenie do podpisu nie ma uprawnień do „Wysłania do repozytorium DF”. Takie uprawnienia posiada właściciel zgłoszenia.

 

• Internet Explorer

Dla przeglądarki: Internet Explorer proces realizacji z podpisem kwalifikowanym przebiega w następujący sposób:

Po wykonaniu wszystkich czynności w rejestracji nowego zgłoszenia – krok 4 i po zaznaczeniu określonego nazwiska uruchamiamy przycisk:

3. „Podpisz podpisem kwalifikowanym” lub
4. „Przekaż do podpisu”.

(lub użyć tokena USB).Należy pamiętać, że osoba podpisująca musi umieścić kartę z ważnym certyfikatem w czytniku kart

Ad.1. Po uruchomieniu przycisku „Podpisz podpisem kwalifikowanym”

• Po uruchomieniu ww. przycisku pojawia się okno uruchamiające oprogramowanie Java oraz okno „Proszę czekać”,
• po pewnym czasie pojawia się okno gdzie uruchamiamy przycisk „Continue”
• ponownie pojawia się poniższe okno wkleić jak wyżej

Dalszy przebieg realizowany jest jak dla przeglądarki FF pkt 2) do 10).

W niektórych wersjach IE może pojawić okno gdzie zaznaczamy przycisk „Allow”.

Mogą być również pobierane pliki do biblioteki Szafir.

Realizacja przycisku „Przekaż do podpisu” działa identycznie jak opisano w pkt. Ad.2. dla FF.

W przypadku wystąpienia błędu związanego z podpisem w kroku 4 pojawia się komunikat: Błąd krytyczny Wystąpił błąd. kod:13

 Powiadomienia o podpisie

Złożenie podpisu elektronicznego przez stawającego jest ważną czynnością administracyjną. Fakt złożenia podpisu jest odnotowywany w systemie o fakcie dokonania podpisu użytkownik jest informowany drogą emaliową.

Natomiast po uruchomieniu przycisku „Wysłać do repozytorium” na skrzynkę mailową przychodzi kolejny mail z informacją.

 

• Materiał w całości pochodzi ze strony https://ekrs.ms.gov.pl/s24/pomoc