S24 – proces składania podpisu elektronicznego

Proces składania podpisu elektronicznego w S24

Od 15-03-2018 wszedł w życie wymóg przesyłania sprawozdań finansowych drogą elektroniczną. Od tego też dnia otrzymujemy sporo telefonów na temat tego wymogu. Poniżej przedstawiamy Informacje na temat składania dokumentów z podpisem elektronicznym.

Jednocześnie informujemy iż dokumenty te nie są składane do eKRS.pl

• Złożenie podpisu pod dokumentami i wnioskami

Dokumenty w systemie można podpisać używając:

1. podpisu elektronicznego kwalifikowanego. Jest to podpis zakupiony od dostawcy certyfikatów kwalifikowanych rekomendowanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości lub
2. podpisu zaufanego ePUAP: aby uzyskać taką  możliwość należy przejść do strony http://epuap.gov.pl/wps/portal i postępować zgodnie z instrukcjami

Uwaga!
Zaufany podpis z ePUAP jest realizowany bez użycia karty certyfikacyjnej. Opis składania podpisu z ePUAP opisywany jest w „S24-DP_DokumentacjaUżytkownika S24_….”.

Podpis kwalifikowany – jest elektronicznym podpisem równoważnym podpisowi własnoręcznemu. Służy do podpisywania dokumentów i umów, które mają moc prawną. Podpis kwalifikowany jest weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem i składany jest przy pomocy bezpiecznego urządzenia do składania podpisu. Podpis kwalifikowany dzieli się na:

• podpis zewnętrzny (obecnie wdrożenie tego podpisu zostało zawieszone) – to podpis elektroniczny stanowiący zewnętrzny w stosunku do podpisywanych danych, odrębny plik o wielkości ok. 6 kB. Podpisem zewnętrznym podpisywać można dowolne pliki (o dowolnym formacie) i wielkości. Plik podpisu przekazuje się odbiorcy razem z plikiem podpisywanym. Plik z podpisem zewnętrznym nie zawiera treści podpisywanego pliku, będzie zawierał tylko informację o podpisie. Tu należy pamiętać, że w trakcie podpisu trzeba dostarczyć podpisany dokument wraz z jego
• podpis wewnętrzny – podpis elektroniczny otoczony przez podpisywane dane. Ten typ podpisu stosuje się w plikach mających strukturę (format XML) umożliwiającą osadzenie danych tworzących podpis w kontenerze (bloku) zawierającym dane tworzące dokument. Podpis zabezpiecza jednak owe dane – i gdyby którykolwiek ze znaków w dowolnym kontenerze został zmieniony, podpis będzie zweryfikowany negatywnie. Gdyby usunąć kontener zawierający podpis z kontenera dokumentu głównego, będzie on identyczny jak dokument przed podpisem. Plik z podpisem wewnętrznym zawiera treść podpisywanego dokumentu oraz informację o podpisie

Uwaga!
Obecnie system S24 i RDF używa tylko podpis wewnętrzny

Szczegółowe zasady podpisania określonego pliku podpisem kwalifikowanym zewnętrznym lub wewnętrznym opisane są w zakupywanych przez użytkowników bezpiecznych urządzeniach do składania podpisu. W systemie S24 i RDF pliki z podpisem kwalifikowanym zewnętrznym lub wewnętrznym są jedynie załączane.

Uwagi!

1. Podpis kwalifikowany może być realizowany przy użyciu wielu kart. Dla przykładu karta Certum została opracowana przez firmę ASSECO SA w Szczecinie (obecnie Asseco Poland S.A.) lub karta PWPW opracowana przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych.
2. Realizacja podpisu kwalifikowanego przy użyciu dowolnej karty przebiega w podobny sposób.
3. Osoba, która aktualnie jest zawieszona nie może złożyć podpisu pod żadnym dokumentem (np. wniosku).